1. O que é NF-e?

NF-e é o apelido da Nota Fiscal Eletrônica que, por sua vez, é a versão digital da Nota Fiscal. Ela consiste em um documento emitido e armazenado eletronicamente em formato de arquivo XLM.

Sua função é registrar uma transação comercial tributável, operação de trânsito de mercadorias ou uma prestação de serviços entre duas partes.

Foi implementada a partir do Ajuste SINIEF 07/05 de outubro de 2005, é obrigatória para boa parte dos empresários e empresas e tem validade em todo o território nacional.

Ou seja, a emissão de Nota Fiscal é mais uma das obrigações fiscais das pessoas jurídicas, se não uma das mais importantes, pois é o que permite a atividade regular de diversos negócios

Além de ser o nome genérico de todas as notas emitidas e armazenadas eletronicamente, NF-e também é a denominação usada para as notas modelo 55, que se referem à venda de produtos físicos em grande escala. 

Ou seja, essa é a nota que deve ser emitida ao comprador em toda aquisição de mercadoria registrando a operação, como também a sua tributação, com a incidência do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços), do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), do PIS (Programa de Integração Social) e do COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).

Dependendo da operação, pode ocorrer a incidência do ICMSST (Substituição Tributária do ICMS) , FCP (Fundo de Combate a Pobreza) e DIFAL (Diferencial de Alíquota do ICMS).

Ela também precisa obrigatoriamente vir acompanhada do Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), que representa a NFe fisicamente e dá acesso ao seu arquivo XML, permitindo conferências individuais ou fiscais.

Mesmo existindo apenas eletronicamente, a NF-e possui a mesma validade jurídica das antigas notas em papel, graças à presença de processos tecnológicos de validação.

Além disso, o formato digital representa ganhos em muitos sentidos ao facilitar o acesso e o gerenciamento desses documentos para todas as partes envolvidas e otimizar a segurança e a fiscalização.

Não confunda com NFC-e

Uma dúvida ou troca muito comum acontece entre a NF-e e a NFC-e, a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica.

Ambos os modelos acompanham e registram operações de venda de produtos, mas, enquanto a NF-e é voltada para o comércio em larga escala (atacado), a NFC-e contempla a venda presencial ou entrega a domicílio para o consumidor final, ou seja, o varejo.

Os dois documentos, além de finalidades diferentes, divergem em algumas questões mais específicas, como regras de layout, tributação e obrigatoriedade — a NFC-e não foi implementada por todos os estados.

Outra coisa que nos ajuda a entender essa diferença são os documentos que elas substituem: a NF-e tomou o lugar das notas modelo 1 ou 1-A; já a NFC-e substituiu o Cupom Fiscal, emitido por ECF, e a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, modelo 2.

2. Outras notas existentes

Além dos modelos da NF-e e da NFC-e, ainda existem várias outras notas que fazem parte dos documentos fiscais do Brasil, cada uma com finalidades, aplicações e regras diferentes.

🔹 A NFS-e (Nota Fiscal de Serviços), por exemplo, é usada quando a transação envolve a prestação de um serviço e contempla o ISS (Imposto Sobre Serviço).

🔹 A nota de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é emitida para registrar operações de transporte de carga entre municípios e estados, agilizando o faturamento e evitando erros e fraudes.

🔹 A Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) é o modelo utilizado por autônomos que não possuem CNPJ, MEIs que não são prestadores de serviços e não contribuintes do ICMS.

🔹 E ainda temos outros modelos específicos, como a Nota Fiscal do Produtor Rural (NFP-e), o Cupom Fiscal Eletrônico (CFe), o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CT-eOS). 

🔹 Notas auxiliares, como a Nota Fiscal Complementar, Nota Fiscal de Remessa, Nota Fiscal de Contingência e a Nota Fiscal de Exportação.

🔹 E também os dispositivos de emissão e impressão, como o Módulo Fiscal Eletrônico (MFE) e o Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos (SAT). 

Ufa! Muita coisa, não é mesmo? Mas não precisa se preocupar, citamos todos esses nomes apenas para você entender a amplitude desse universo. Vamos voltar a falar da NF-e?

3. NF-e e o certificado digital

Lembra que falamos sobre a validade jurídica da NF-e alguns tópicos acima? Agora você vai entender melhor como esse processo funciona!

São dois os elementos que garantem que a Nota Fiscal e demais documentos eletrônicos sejam emitidos e transmitidos digitalmente de forma segura e válida juridicamente.

A primeira delas é o Certificado Digital. Assim como qualquer outro documento, a NFe pede uma assinatura que garanta a autenticidade da operação durante o processo de emissão e é a certificação que permite essa autenticação de forma digital.

Ou seja, o contribuinte precisa de um Certificado Digital do tipo “assinatura digital” para confirmar a emissão de suas notas e dar ao arquivo XML integridade e validade jurídica.

Essa certificação pode ser modelo A1, que tem formato digital e validade de 1 ano, ou A3, que tem formato físico (cartão ou token) e validade de 3 anos, ambos emitidos conforme o padrão ICP-Brasil.

4. NF-e e a Sefaz

O outro processo que confere a validade jurídica e emissão legal e segura de uma NF-e é a comunicação que ocorre entre o software ou web service emissor e o sistema da SEFAZ - Secretaria de Estado da Fazenda.

Na hora da emissão, o contribuinte precisa gerar o arquivo da nota com todos os seus dados, assiná-la através de um Certificado Digital e, em seguida, transmiti-la à SEFAZ.

Para que essa comunicação seja possível, o CNPJ precisa obter uma liberação de uso junto à SEFAZ. O processo é simples e online, pelo portal do estado de origem do CNPJ.

Com isso regularizado, ao transmitir o arquivo da nota à SEFAZ ocorre a Autorização de Uso, que é a conferência e liberação por parte do Fisco para a operação.

Cada nota é submetida às regras de validação contidas nos Manuais e Notas Técnicas vigentes e a SEFAZ retorna com a aprovação ou rejeição da NF-e.

Caso a nota seja rejeitada, é preciso realizar as correções indicadas pelas SEFAZ e enviá-la novamente para validação.

Agora, se o retorno da aprovação for positivo, o processo de emissão se encerra com a impressão e envio do DANFe, e os passos restantes da operação (transporte, entrega, etc).

5. Pontos a se atentar

Ok, já demos conta do conceito, amplitude e medidas de segurança e validação da NF-e, mas ainda existem pontos que você precisa entender e se atentar antes de levar a emissão de notas para o seu software e seus clientes:

Em primeiro lugar, alguns estados exigem também o cadastro e homologação do software emissor, feito através do CNPJ da Software House que fornece o sistema.

Para isso, é necessário verificar quais são as regras e passos de credenciamento junto ao Fisco de cada estado e regularizar seguindo as diretrizes indicadas!

Além disso, é preciso ficar de olho e configurar corretamente as informações tributárias, campos e regras de validação da nota, considerando as especificidades do emitente.

Esses dados e setups são essenciais para que o sistema seja capaz de intermediar o processo de emissão com o NCM dos produtos, alíquotas de ICMS e demais impostos e detalhes fiscais corretos.

E, por fim, se estivermos falando de um processo de emissão manual e não automatizado, a etapa de transmissão das notas ao Fisco exige atenção redobrada.

A falha ou falta de cumprimento deste processo pode gerar problemas sérios ao emitente, incluindo processos, multas, suspensões e acusações de sonegação fiscal.

6. Eventos NF-e e atualizações Fiscais

Já deu para entender o quanto o mundo dos documentos fiscais é complexo, não é mesmo? E em paralelo aos diversos detalhes e regras básicas, ainda existem os eventos NF-e e as atualizações fiscais.

Novas notas técnicas e mudanças estão sempre ocorrendo e, para trabalhar com fluidez e autoridade com módulos fiscais, você precisa ficar atento e se manter informado.

Mas, mais fácil do que ficar correndo atrás de todas essas atualizações nos portais, publicações e manuais governamentais, você pode se informar no Blog da Tecno, onde a gente fala a sua língua e reúne tudo de mais importante e recente que você precisa saber!

Outra ótima fonte para se manter atualizado é o nosso programa Café com o Contador, que vai ao ar e fica gravado no nosso canal do Youtube e soluciona as principais dúvidas dos desenvolvedores sobre o meio fiscal e tributário.

7. NF-e nos estados brasileiros

Vale lembrar também que, apesar da NF-e e o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) — responsável pela digitalização dos documentos fiscais — terem abrangência nacional, existem divergências em termos de regras e obrigatoriedades entre os estados, o que inclui as atualizações.

Um exemplo disso é a alteração instituída para as NF-e e NFC-e emitidas no estado de Goiás, que desativou e substituiu alguns endereços de IP para emissão em fevereiro de 2020.

O objetivo era evitar redundância de acesso, trazer segurança e permitir um maior tráfego de dados, porém essa pequena alteração trouxe uma demanda de adequação para todos os contribuintes que realizam negócios no estado.

Então, além de ficar ligado nas regras e mudanças gerais da NF-e, não deixe de se inteirar nos updates específicos de cada estado que o seu software atende!

8. Emissão de NF-e no seu software

Por falar no seu software, você ainda tem dúvidas de que incluir a emissão de NF-e nele é importante para o seu negócio?

Se sim, aqui vão outros motivos para te convencer a investir nessa área, pensando tanto nos benefícios que isso gerará para os seus clientes quanto para a sua Software House.

Importante para o seu cliente

Possuir um software emissor ajuda o seu cliente a se adequar às exigências do Fisco de forma mais fácil e rápida, pois o sistema é capaz de integrar dados, automatizar processos obrigatórios ou internos e permitir conferências.

Toda a rotina contábil e a gestão de informação é otimizada, afinal, os documentos e movimentações estão digitalizados e em um só lugar, permitindo importações e consultas com apenas alguns cliques.

Os fluxos, números e metas da empresa ficam mais transparentes e a segurança e a gestão muito mais eficazes, reduzindo ou evitando os riscos de erros, fraudes, adulterações e sonegações. 

Importante para sua Software House

Já para a sua Software House, um módulo fiscal é sinônimo de oportunidade. Seu produto e serviço vão ganhar mais valor, se tornando indispensáveis para seus clientes.

Você também ampliará suas possibilidades de negócio e atuação ao contemplar essa demanda fundamental de tantos empresários e empresas do país.

Sem contar que o módulo fiscal pode ser tanto um complemento para seus clientes atuais quanto porta de entrada para clientes novos adquirem outras soluções que você oferece!

9. Programar NF-e no seu software

Tá, mas e a parte prática?

Como você pode desenvolver um sistema automatizado e funcional para seus clientes emitirem notas e documentos fiscais? Bom, essa é uma missão longa e cheia de desafios!

Para esse tipo de projeto, você precisa contar com uma equipe especializada, desenvolvedores que conhecem de NF-e e serão capazes de estruturar tudo o que essa área envolve no seu sistema.

Será necessário desenvolver a estrutura XML, configurar as regras de validação para os campos obrigatórios e adicionais, realizar todas as integrações com os WebServices das UFs e bancos de dados, além de várias outras demandas específicas.

E mesmo depois de tudo configurado, programado, testado e validado, o software ainda precisará de revisões constantes e updates para implementar as novas atualizações estabelecidas pelo Fisco, a SEFAZ e demais autoridades.

Tudo isso exige tempo, esforço e, claro, dinheiro. Agora, se você está se perguntando se não existe uma forma mais fácil de dar conta de todo esse processo, temos o prazer de te dar a boa notícia que, sim, existe!

10. Integração de NF-e no seu software

Além da opção de programar o seu módulo emissor do zero, há a opção de integrar componentes ou aplicações outsourcing, elaboradas por um parceiro especializado que irá dar conta de todas as etapas e demandas da NF-e para você, como a TecnoSpeed.

Essa é uma alternativa rápida, econômica e eficaz de passar a oferecer a emissão de documentos fiscais aos seus clientes com a qualidade que eles merecem e a praticidade que você precisa! Existem diferentes formas de integração para você optar:

Via Componente DLL e integração via API

A integração via Componente é realizada através de uma biblioteca (DLL) contendo todos os métodos necessários para emitir a NF-e — ideal para quem pode consumir OCX, BPL ou TLB, e prefere manter todo o fluxo NF-e dentro do próprio ambiente.

Já a integração via API é compatível com diversas linguagens de programação e suporta diversos layouts de programação de entrada para a emissão da NFe (XML, TXT e JSON), transformando-os em um arquivo NF-e na saída e executando todos os demais processos.

11. Veja como é fácil emitir NF-e por meio de uma integração inteligente

A emissão fica muito fácil com esse tipo de solução: você integra, seu cliente envia as informações da nota e o restante é por nossa conta!

🔹 Veja como emitir NF-e via Componente da TecnoSpeed

🔹 Veja como preparar seu ambiente, baixar e testar nossa solução por 30 dias grátis

12. Componente NF-e

Falando melhor da nossa solução para notas e documentos fiscais, a NFe da TecnoSpeed, ela contempla todas as etapas de emissão da Nota Fiscal Eletrônica, do XML ao DANFe, e de outros DFe obrigatórios.

É só integrar e dizer adeus a todas as preocupações e demandas que um módulo fiscal pode lhe trazer. Nossa plataforma cuida de todo o processo para você e ainda mantém as regras e configurações sempre atualizadas conforme a legislação vigente.

Quer ver na prática? Neste vídeo, nosso Customer Success, Gabriel Batista, mostra a Demo do Componente NFe funcionando, os detalhes de cada método e as funções em um ponto de vista mais técnico:

13. NF-e Mobile

Você agora já sabe muito mais sobre NFe do que sabia quando começou a ler este e-book, mas que tal expandirmos ainda mais os seus horizontes? Já imaginou ou se perguntou se é possível implementar um sistema de NFe mobile?

Sim, isso é possível e trata-se de mais uma oportunidade de negócio e crescimento dentro do universo dos documentos fiscais. A mobilidade é uma tendência já validada e que vai continuar relevante por muitos anos ainda, por que não usá-la ao seu favor?

Apesar de reservar muitos desafios, essa integração entre NFe e mobile pode ser simples através da Suíte de Componentes, nosso componente que se conecta ao software desktop e disponibiliza a emissão de qualquer dispositivo e para os mais variados setores.

Quer saber mais sobre essa possibilidade?

14. Webhook

Outro recurso diferencial que pode ser aplicado no contexto dos DFe e também está presente na nossa solução Suíte de Componentes é o Webhook.

Esse tipo de configuração permite que a Suíte chame uma rota de uma aplicação sempre que determinada ação ocorrer, permitindo trocas de dados em tempo real e automáticas.

No caso da emissão de NFe, por exemplo, uma notificação é gerada sempre que uma nota chegar a uma situação final (Concluída, Rejeitada, Cancelada, Denegada).

Isso potencializa o monitoramento de processos e a integração entre as funções do sistema, gerando benefícios para todos os envolvidos.

15. A casa do Desenvolvedor

A Tecnospeed tem o objetivo de facilitar o desenvolvimento de software brasileiro e temos muito orgulho de já cumprir este propósito há anos.

Hoje, somos referência em documentos fiscais no país e temos no nosso histórico mais de 2000 Software Houses atendidas e um nível de satisfação de 98%, e contamos com mais de 200 colaboradores especialistas para construir tudo isso.

Ou seja, a segurança e qualidade que você precisa para levar sua Software House para o segmento fiscal, você encontra aqui. Venha já ser nosso parceiro e fazer parte desses cases de sucesso!

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